COMO ARMAZENAR CORRETAMENTE
UMA INFORMAÇÃO
Tão importante quanto receber no tempo certo e
entregar a pessoa certa uma informação, é armazenar essa informação em local
correto e de maneira correta.
Quantas vezes você já ficou buscando uma informação
importante para uma tomada de decisão dentro do seu computador pessoal e não
sabia onde estava. Às vezes, perdeu até o prazo de validade para o uso dessa
informação, que seria tão útil, se você tivesse achado.
As mercadorias precisam de local adequado para serem
armazenadas, e atendem a critérios de similaridade, endereçadas em um
determinado espaço dentro de uma loja ou Centro de Distribuição. Isso não
acontece por acaso, Uma Central de Distribuição tem mais de 4 mil locais de
armazenamento, cada endereço tem um produto. Mas, como achar esse produto
quando você precisa? São mais de 4 mil
endereços para procurar, alguns em níveis que não conseguimos ver olhando do
chão.
Os sistemas de gerenciamento de estoques ou WMS,
sigla em inglês, utilização as parametrizações para classificar as mercadorias
e os endereços, o que vai endereçar cada produto em um local exato e produtos
similares próximos uns dos outros.
Podemos fazer o mesmo com as informações. As
informações devem estar a nossa disposição de forma organizada e com fácil
acesso. Para isso, podemos criar formas de armazenar informações que nos
auxilie a encontra-las. Eu já fui vítima da falta de organização para armazenar
informações e, algumas vezes, não consegui usá-las, simplesmente porque não as
achei.
Depois de muito penar com isso, desenvolvi uma
maneira minha para fazer o armazenamento das informações, que passo a dividir
com vocês abaixo:
a) Identifico a informação, verificando
como ela pode ser útil e em que tipo de trabalho.
b) Qualificação da informação, ela será
útil em que área ou em que projeto.
c) Local de armazenamento, você tem um
local de armazenamento já criado para essa informação? Se não tem deve criar.
d) Ela é uma informação principal ou acessória,
quando é uma informação principal eu arquivo dentro de uma pasta principal,
quando é uma informação acessória, eu crio uma pasta dentro da pasta principal
para arquivar essa informação.
e) Central de Distribuição de informações,
acredito que como muitas pessoas, eu também tenho alguns Pen Drives que vamos
comprando para armazenar nossas informações, e isso se transforma em um caos.
Aprendi a duras penas, que o melhor seria ter minha Central de Distribuição de
Informações, ou como gosto de chamar, CDI. Depois que investi em um HD externo,
onde centralizei minhas informações, minha vida melhorou muito, porque eu não
tenho que ficar procurando em vários Pen Drives. Eu vou a um só lugar para
achar o que eu quero.
Um exemplo desse modo de armazenar.
Como eu sou consultor e estou envolvido em alguns
projetos, recebendo várias informações ao mesmo tempo, não posso “me dar ao
luxo” de não saber onde armazenei uma informação importante, então deixe em
demonstrar como faço:
Digamos que recebi uma
informação, via e-mail, sobre o lançamento de um produto, que pode ser
utilizado em meus projetos em supermercados.
Vamos ver o caminho desse
arquivo!
HD Externo
Arquivos
Profissionais
Consultoria
Supermercados
Produtos
para projetos
Simplesmente utilizando as
palavras chaves eu facilmente chego a esse arquivo quando precisar. Deu muito
certo comigo e nunca mais perdi nenhuma informação útil.
